Conseils aux organisateurs-trices et aux présentateurs-trices pour réussir de grandes réunions avec MS Teams :
https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/best-practices-for-successful-large-meetings-in-microsoft-teams/ba-p/3201971
- Pré-enregistrement d’un cours
- Diffusion en direct d’un cours
- Gestion des enregistrements
- Breakout Rooms
- Tester le micro, la caméra et l’audio
- Modifier les paramètres principaux d’une session
- Partager le tableau blanc avec OpenBoard
- Partager et utiliser le tableau blanc
- Afficher 49 participant·es pendant une séance
- Utiliser Spotlight
- Option “PowerPoint Live”
- Live Event
- App « devoirs / assignments » non disponible dans MS Teams
- Cours comodal
- Sécuriser une séance
1. Pré-enregistrement d’un cours
Les enseignant·es qui souhaitent enregistrer leurs cours disposent de différentes options selon qu’elles ou ils utilisent les auditoires de l’université ou leur ordinateur, et selon qu’elles ou ils utilisent uniquement Powerpoint ou plusieurs applications (par exemple PowerPoint, sites web, fichiers de données, etc.).
1.1 Enregistrez vos commentaires directement dans Powerpoint ou dans un fichier audio sur votre ordinateur
Enregistrer vos commentaires directement dans PowerPoint (Windows et Mac) :
– enregistrez la présentation Powerpoint et votre voix via l’onglet “Diaporama” et le bouton “Enregistrer le diaporama”.
– Vous obtenez un fichier .pptx avec l’audio inclus.
– Vous pouvez le déposer directement dans Moodle (si sa taille ne dépasse pas 50 Mo), ou sur SWITCHdrive.
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Enregistrez vos commentaires dans un fichier audio, puis distribuez un fichier .pdf de votre cours et le fichier audio avec vos commentaires.
Windows : enregistrez l’audio avec “Voice Recorder” tout en faisant votre présentation en utilisant votre fichier PDF.
Partagez l’enregistrement audio, ainsi que que le PDF des slides, dans Moodle (si la taille ne dépasse pas 50 MB), ou sur SWITCHdrive.
Mac : enregistrez l’audio avec “QuickTime Player ” tout en faisant votre présentation en utilisant votre fichier PDF.
Partagez l’enregistrement audio, ainsi que que le PDF des slides, dans Moodle (si la taille ne dépasse pas 50 MB), ou sur SWITCHdrive.
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1.2 Enregistrer en vidéo votre cours sur votre ordinateur et le partager sur SWITCHdrive
En savoir plus :
- Enregistrement vidéo sur Mac : procédure avec Quicktime player
- En .pdf
- En vidéo :
- Enregistrement vidéo avec Windows : procédure avec PowerPoint
- En .pdf
- En vidéo :
- Partager sur SWITCHdrive
- Mac :
- Windows :
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1.3 Enregistrer en auditoire
Les principaux auditoires des sites de Miséricorde et de Pérolles sont équipés d’un ordinateur et d’une caméra. L’enregistrement d’un cours se fait à l’aide de MS Teams. Après avoir terminé l’enregistrement, MS Teams génère une vidéo. C’est le lien vers cette vidéo que vous pourrez partager avec vos étudiant·es par l’intermédiaire de Moodle.
2. Diffusion en direct d’un cours
Le déploiement de certaines nouvelles fonctions par Microsoft n’est pas uniforme entre les systèmes d’exploitation et les machines.
Pour plus d’informations :
Microsoft Teams Release Processes – Why do I not see a feature but my colleague does?
Par ailleurs, Microsoft active régulièrement de nouvelles fonctionnalités. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page et à mettre à jour votre application MS Teams.
Durant la préparation du cours
a) Créer un événement dans le calendrier de MS Teams et partager le lien avec vos étudiant·es par l’intermédiaire de Moodle.
Au moment du cours
a) Clic sur le lien partagé dans Moodle pour confirmer l’ouverture de l’application MS Teams.
b) Dans MS Teams, cliquer sur “Rejoindre maintenant”
c) Désactiver les microphones des participant·es.
d) Demander aux participant·es de désactiver leur caméra
e) Optionnel : démarrer et stopper l’enregistrement de la session Teams
f) Donner le cours, avec d’éventuels partages d’écran par exemple pour afficher une présentation Powerpoint ou un site web
g) Si vous souhaitez utiliser OpenBoard
g) Terminer la session MS Teams
3. Gestion des enregistrements
Si vous avez enregistré votre cours, vous pouvez le partager avec vos étudiant·es. Attention, la procédure n’est pas la même pour les
chargé∙es de cours que pour les autres membres du personnel de l’Université de Fribourg.
Sur décision de Microsoft, les nouveaux enregistrements (vidéos) seront disponibles, à partir de janvier 2021, dans OneDrive et non plus dans Stream.
Cela facilite la gestion des permissions : l’enregistrement (vidéo) ne sera désormais accessible par défaut qu’aux personnes possédant le lien. Cela simplifie également l’environnement de travail de l’utilisateur-trice.
NB : les anciens enregistrements (avant janvier 2021) sont toujours disponibles dans Teams MS Stream.
Chargé∙es de cours
Si vous êtes chargé∙es de cours, il faudra d’abord télécharger l’enregistrement (vidéo) depuis le “chat” du cours, où il sera disponible durant 21 jours, puis le charger sur votre OneDrive pour le partager. Procédure à suivre [PDF]
Pour les autres membres du personnel
Membres du personnel, à l’exception des chargé∙es de cours : comment partager l’enregistrement d’une séance ou d’un cours sur OneDrive
Membres du personnel, à l’exception des chargé∙es de cours : comment retrouver les enregistrements dans l’espace de votre équipe
4. Breakout Rooms
Pour disposer des “Breakout Rooms”, il faut activer l’option “Enregistrer Teams comme application de conversation pour Office (redémarrage des applications Office requis)” dans les paramètres de la section “Général” de MS Teams.
Pour comprendre rapidement comment fonctionnent les Breakout Rooms, vous pouvez regarder cette vidéo en anglais (1:15 min.)
Ou lire l’article suivant de Microsoft.
Pour des informations plus approfondies sur les différentes fonctionnalités de Breakout Rooms, vous pouvez regarder cette autre vidéo en anglais (05:04 min.)
5. Tester le micro, la caméra et l’audio
6. Démarrer une Réunion Teams et modifier les paramètres principaux
Démarrer une séance et modifier les paramètres principaux :
- Accédez à calendrier sur le côté gauche de Teams, puis sélectionnez Conférence maintenant dans le coin supérieur droit.
- Vous aurez la possibilité de configurer quelques éléments avant de démarrer votre réunion. Donnez-lui un titre, indiquez si vous voulez utiliser la vidéo, puis sélectionnez votre source audio préférée.
- Lorsque vous êtes prêt, appuyez sur Rejoindre maintenant
Votre réunion est désormais opérationnelle et vous avez simplement besoin de personnes pour vous joindre.
Pour inviter des personnes :
- Commencez à taper le nom ou le numéro de téléphone d’une personne que vous voulez inviter dans le champ sous personnes dans le coin supérieur droit. Sélectionnez-les lorsqu’ils apparaissent dans la liste et qu’ils reçoivent un appel immédiatement.
- Une autre option consiste à copier le lien de la réunion et à l’envoyer à toutes les personnes avec lesquelles vous voulez vous réunir et à y participer en le sélectionnant. Il vous suffit de choisir copier les informations de jointure et de coller le lien dans un message.
Paramètres des périphériques :
Sélectionner Autres afin de régler les différents paramètres. Ils vous permettront de choisir le périphérique audio souhaité pour le haut-parleur et le micro (de l’ordinateur ou du casque, autres), ainsi que les paramètres vidéo.
7. Partager le tableau blanc avec OpenBoard
Partager le tableau blanc avec OpenBoard (Uniboard)
8. Partager et utiliser le tableau blanc
Partager :
Vous pouvez partager un tableau blanc nouveau/existant avec tous les participants à une réunion Teams. Ce même tableau blanc est disponible sur tous les appareils.
Vous pouvez également choisir un tableau blanc existant à partager dans une réunion Teams. Cela permet de préparer facilement un tableau blanc à l’avance ou de continuer à travailler sur un projet en dehors de Teams.
Pour partager un tableau blanc dans une réunion Teams :
- Sélectionnez l’icône Partager dans la barre d’état des partages de la réunion.
- Sélectionnez Tableau blanc Microsoft.
L’affichage du sélecteur de carte s’ouvre. Sélectionnez un tableau existant dans la liste ou démarrez un nouveau tableau.
Si un tableau blanc est déjà associé à la réunion, Teams partage ce tableau par défaut. Vous pouvez choisir un autre tableau à partager en accédant à l’icône Accueil en haut à gauche.
Utiliser :
Après avoir partagé un tableau blanc dans une réunion Microsoft Teams, vous pouvez utiliser les mêmes fonctionnalités de tableau blanc que celles disponibles dans les versions Windows et web.
Sélectionnez le bouton Créer dans la barre d’outils, puis sélectionnez Ajouter du texte.
Sélectionnez la zone de texte, puis sélectionnez le bouton Modifier le texte (crayon), modifier, couleur, supprimer, copier, modifier le texte de remplacement.
L’encre numérique est disponible, que vous utilisiez une souris, un stylet ou un doigt.
- Sélectionnez Entrée manuscrite (icône de stylet) dans le menu de gauche ou appuyez sur Alt + W.
- Sélectionnez l’outil Gomme ou appuyez sur Alt + X pour effacer l’entrée manuscrite.
- Si vous avez un stylet actif, vous pouvez utiliser la gomme sur le stylet pour effacer.
Votre tableau blanc ne sera pas enregistré automatiquement. Pour sauvegarder le tableau, sélectionnez l’icône Paramètres, Exporter l’image puis Exporter.
Pour plus de détails sur les fonctionnalités du tableau blanc :
Utiliser le tableau blanc dans une réunion Teams – Support Microsoft
9. Afficher 49 participant·es pendant une séance
10. Utiliser Spotlight
Comment utiliser Spotlight?
11. Option “PowerPoint Live”
Lorsque vous partagez l’écran avec PowerPoint, et que vous sélectionnez le mode « présentation », les participant·es à la réunion ne sont plus visibles.
Pour contourner cette limitation, vous pouvez utiliser l’option « PowerPoint Live », qui organise l’écran pour la présentatrice ou le présentateur comme illustré dans l’image ci-dessous.
Avec cette fonctionnalité il est possible de choisir si on souhaite laisser naviguer ou pas les participant·es d’un transparent à l’autre et si on souhaite afficher la webcam directement dans la présentation (voir images ci-dessous).
Les participant·es à la séance voient uniquement le transparent de la présentation (cadre rouge), les autres participant·es et, si l’option est activité, toutes les slides de la présentation. Dans ce cas elles et ils peuvent naviguer entre les slides et revenir à tous moments au transparent de la présentatrice ou du présentateur grâce au bouton “Live : synchroniser avec le présentateur” (image ci-dessous).
Pour bénéficier de la fonctionnalité PowerPoint Live, il faut télécharger le fichier Powerpoint en question depuis la section « PowerPoint Live » du partage d’écran (tout en bas dans l’image ci-dessous), puis sélectionner le fichier lors de la session.
12. Live Event
La fonction “Evénement en direct” est disponible dans le calendrier MS Teams.
Pour comprendre rapidement comment fonctionne un “Live Event”, vous pouvez regarder cette vidéo en anglais (17:01 min.)
13. App « devoirs / assignments » non disponible dans MS Teams
L’Université de Fribourg utilise uniquement Moodle comme espace d’interaction avec les étudiant·es, en particulier pour les devoirs. L’application “devoirs/assignments” de MS Teams, typiquement orientée gestion de l’enseignement et redondante avec Moodle, n’est pas cohérente avec le positionnement de Teams comme outil collaboratif plutôt que comme outil d’enseignement.
Il n’est par conséquent pas prévu d’activer l’application “devoirs / assignments”.
14. Cours comodal
15. Sécuriser une séance
Dans ces 2 capsules vidéos, nous allons voir comment créer une séance sécurisée et contrôlée, avant et pendant la séance.
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