[E&S] MS Teams

Lehrpersonen, die ihre Kurse aufzeichnen möchten, haben je nachdem, ob sie die Hörsäle der Universität oder ihren eigenen Computer nutzen, und je nachdem, ob sie ausschliesslich PowerPoint oder mehrere Anwendungen (z. B. PowerPoint, Webseiten, Datendateien usw.) verwenden, verschiedene Optionen zur Verfügung.

1.1 Kommentare direkt in PowerPoint oder in einer Audiodatei auf Ihrem Computer aufnehmen

Kommentare direkt in PowerPoint aufnehmen (Windows und Mac):

– Speichern Sie die PowerPoint-Präsentation und Ihre Stimme über die Registerkarte “Aufzeichnen” und die Schaltfläche “Als Bildschirmpräsentation speichern”.

– Sie erhalten eine .pptx-Datei mit integriertem Audio.

– Sie können die Datei direkt in Moodle hochladen (sofern sie 50 MB nicht überschreitet) oder auf SWITCHdrive ablegen.

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Nehmen Sie Ihre Kommentare in einer Audiodatei auf und verteilen Sie anschliessend eine .pdf-Datei Ihres Kurses zusammen mit der Audiodatei mit Ihren Kommentaren.

Windows: Zeichnen Sie das Audio mit “Voice Recorder” auf, während Sie Ihre Präsentation anhand Ihrer PDF-Datei halten.

Teilen Sie die Audioaufnahme sowie das PDF der Folien in Moodle (sofern die Grösse 50 MB nicht überschreitet) oder auf SWITCHdrive.

Mac: Zeichnen Sie das Audio mit “QuickTime Player” auf, während Sie Ihre Präsentation anhand Ihrer PDF-Datei halten.
Teilen Sie die Audioaufnahme sowie das PDF der Folien in Moodle (sofern die Grösse 50 MB nicht überschreitet) oder auf SWITCHdrive.

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Der Rollout bestimmter neuer Funktionen durch Microsoft erfolgt nicht einheitlich für alle Betriebssysteme und Geräte.
Weitere Informationen:
Microsoft Teams Release Processes – Why do I not see a feature but my colleague does?

Ausserdem aktiviert Microsoft regelmässig neue Funktionen. Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmässig zu konsultieren und Ihre MS-Teams-App zu aktualisieren.

Während der Kursvorbereitung

a) Erstellen Sie ein Ereignis im MS-Teams-Kalender und teilen Sie den Link über Moodle mit Ihren Studierenden.

Zum Zeitpunkt des Kurses

a) Klicken Sie auf den in Moodle geteilten Link, um das Öffnen der MS-Teams-App zu bestätigen.

b) Klicken Sie in MS Teams auf “Jetzt teilnehmen”

c) Deaktivieren Sie die Mikrofone der Teilnehmenden.

d) Bitten Sie die Teilnehmenden, ihre Kamera auszuschalten

e) Optional: Die Aufzeichnung der Teams-Sitzung starten und stoppen

f) Den Kurs halten, gegebenenfalls mit Bildschirmfreigaben, um z. B. eine PowerPoint-Präsentation oder eine Webseite anzuzeigen

g) Falls Sie OpenBoard verwenden möchten

g) Die MS-Teams-Sitzung beenden

Wenn Sie Ihren Kurs aufgezeichnet haben, können Sie ihn mit Ihren Studierenden teilen. Achtung: Das Vorgehen ist für Lehrbeauftragte nicht dasselbe wie für die übrigen Mitarbeitenden der Universität Freiburg.

Die Aufzeichnungen (Videos) sind in OneDrive verfügbar.

Dies erleichtert die Verwaltung der Berechtigungen: Die Aufzeichnung (Video) ist standardmässig nur für Personen zugänglich, die über den Link verfügen. Dies vereinfacht zudem die Arbeitsumgebung der Nutzerin bzw. des Nutzers.

Lehrbeauftragte

Wenn Sie Lehrbeauftragte∙r sind, müssen Sie die Aufzeichnung (Video) zunächst aus dem “Chat” des Kurses herunterladen, wo sie 21 Tage lang verfügbar ist, und sie anschliessend auf Ihr OneDrive hochladen, um sie zu teilen. Vorgehen [PDF]

Für die übrigen Mitarbeitenden

Mitarbeitende, mit Ausnahme der Lehrbeauftragten: Wie man die Aufzeichnung einer Sitzung oder eines Kurses auf OneDrive teilt

Mitarbeitende, mit Ausnahme der Lehrbeauftragten: Wie man die Aufzeichnungen im Bereich des eigenen Teams wiederfindet

Die Breakout Rooms (Gruppenräume für Kleingruppen) sind inzwischen eine native Funktion von MS Teams, die direkt über die Besprechungssteuerung verfügbar ist — keine Voreinstellung ist erforderlich.

Voraussetzungen für den Zugriff:

• Organisator·in der Besprechung sein (oder als Raumverwalter·in bestimmt worden sein)
• Den Teams-Desktop-Client verwenden (Windows oder Mac) — die Funktion ist für die Raumverwaltung über das Web oder Mobilgeräte nicht verfügbar
• Die Besprechungseinladungen müssen vorab versendet worden sein

Um Räume zu erstellen: Öffnen Sie im Teams-Kalender die Besprechung, wählen Sie Weitere Optionen und anschliessend Breakout Rooms. Wählen Sie die gewünschte Anzahl Räume (bis zu 200) und wählen Sie Räume erstellen.

In einer laufenden Besprechung erscheint die Schaltfläche Räume direkt in der Steuerungsleiste.

Weitere Informationen zur Nutzung der Breakout Rooms finden Sie im offiziellen Microsoft-Artikel, der ein aktuelles Erklärvideo enthält.

Eine Sitzung starten und die Haupteinstellungen ändern:

1. Gehen Sie links in Teams zum Kalender und wählen Sie oben rechts Sofortbesprechung.
2. Sie haben die Möglichkeit, vor Beginn Ihrer Besprechung einige Einstellungen vorzunehmen. Geben Sie ihr einen Titel an, geben Sie an, ob Sie Video verwenden möchten, und wählen Sie anschliessend Ihre bevorzugte Audioquelle.
3. Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf Jetzt teilnehmen

Ihre Besprechung ist nun aktiv, und Sie benötigen nur noch Personen, die sich anschliessen.

Um Personen einzuladen:

1. Geben Sie im Feld unter Personen oben rechts den Namen oder die Telefonnummer einer Person ein, die Sie einladen möchten. Wählen Sie sie aus, sobald sie in der Liste erscheint, und sie erhält sofort einen Anruf.
2. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, den Besprechungslink zu kopieren und ihn an alle Personen zu senden, mit denen Sie sich treffen möchten, die dann durch Auswahl des Links teilnehmen können. Wählen Sie dazu einfach Beitrittsinformationen kopieren und fügen Sie den Link in eine Nachricht ein.

Geräteeinstellungen:

Wählen Sie Weitere Optionen, um die verschiedenen Einstellungen anzupassen. Damit können Sie das gewünschte Audiogerät für Lautsprecher und Mikrofon (Computer, Headset, andere) sowie die Videoeinstellungen auswählen.

Das Whiteboard mit OpenBoard (Uniboard) teilen

Teilen:

Sie können ein neues oder bestehendes Whiteboard mit allen Teilnehmenden einer Teams-Besprechung teilen. Dasselbe Whiteboard ist auf allen Geräten verfügbar.

Sie können auch ein bestehendes Whiteboard auswählen, um es in einer Teams-Besprechung zu teilen. So lässt sich ein Whiteboard einfach im Voraus vorbereiten oder ausserhalb von Teams an einem Projekt weiterarbeiten.

So teilen Sie ein Whiteboard in einer Teams-Besprechung:

1. Wählen Sie das Symbol Teilen in der Statusleiste der Besprechung.

    

   
2. Wählen Sie Microsoft Whiteboard.

   

Die Kartenauswahl öffnet sich. Wählen Sie ein bestehendes Board aus der Liste aus oder starten Sie ein neues Board.

Wenn der Besprechung bereits ein Whiteboard zugeordnet ist, teilt Teams standardmässig dieses Board. Sie können über das Home-Symbol oben links ein anderes Board zum Teilen auswählen.

Nutzen:

Nachdem Sie ein Whiteboard in einer Microsoft-Teams-Besprechung geteilt haben, können Sie dieselben Whiteboard-Funktionen nutzen wie in den Windows- und Web-Versionen.

Wählen Sie die Schaltfläche Erstellen in der Symbolleiste und anschliessend Text hinzufügen.

Wählen Sie das Textfeld und anschliessend die Schaltfläche Text bearbeiten (Stift), bearbeiten, Farbe, löschen, kopieren, Alternativtext bearbeiten.

Digitale Tinte steht zur Verfügung, egal ob Sie Maus, Stift oder Finger verwenden.

• Wählen Sie Handschriftliche Eingabe (Stift-Symbol) im linken Menü oder drücken Sie Alt + W.
• Wählen Sie das Radiergummi-Werkzeug oder drücken Sie Alt + X, um die handschriftliche Eingabe zu löschen.
• Wenn Sie einen aktiven Stift besitzen, können Sie dessen Radiergummi zum Löschen verwenden.

Ihr Whiteboard wird nicht automatisch gespeichert. Um das Board zu speichern, wählen Sie das Symbol Einstellungen, Bild exportieren und anschliessend Exportieren.

Weitere Details zu den Whiteboard-Funktionen:

Das Whiteboard in einer Teams-Besprechung nutzen – Microsoft-Support

Wie verwendet man Spotlight?

Wenn Sie den Bildschirm mit PowerPoint teilen und den Modus “Präsentation” wählen, sind die Teilnehmenden der Besprechung nicht mehr sichtbar.

Um diese Einschränkung zu umgehen, können Sie die Option “PowerPoint Live” verwenden, die den Bildschirm für die Präsentatorin oder den Präsentator so organisiert, wie im Bild unten dargestellt.

Mit dieser Funktion kann man wählen, ob die Teilnehmenden zwischen den Folien navigieren dürfen oder nicht und ob die Webcam direkt in der Präsentation angezeigt werden soll (siehe Bilder unten).

Die Teilnehmenden der Sitzung sehen nur die Folie der Präsentation (roter Rahmen); die übrigen Teilnehmenden sehen, sofern die Option aktiviert ist, alle Folien der Präsentation. In diesem Fall können sie zwischen den Folien navigieren und jederzeit über die Schaltfläche “Live: Mit Präsentator synchronisieren” zur Folie der Präsentatorin bzw. des Präsentators zurückkehren (Bild unten).

Um die Funktion PowerPoint Live nutzen zu können, muss die betreffende PowerPoint-Datei aus dem Bereich “PowerPoint Live” der Bildschirmfreigabe heruntergeladen werden (ganz unten im Bild unten), und die Datei dann während der Sitzung ausgewählt werden.

Die Funktion “Liveereignis” ist im MS-Teams-Kalender verfügbar.

Um schnell zu verstehen, wie ein “Live Event” funktioniert, können Sie sich dieses Video auf Englisch ansehen (17:01 Min.)

Die Universität Freiburg nutzt ausschliesslich Moodle als Interaktionsplattform mit den Studierenden, insbesondere für Aufgaben. Die App “Aufgaben/Assignments” von MS Teams, die typischerweise auf Unterrichtsverwaltung ausgerichtet und redundant zu Moodle ist, passt nicht zur Positionierung von Teams als Kollaborationswerkzeug und nicht als Lehrwerkzeug.
Es ist daher nicht vorgesehen, die App “Aufgaben / Assignments” zu aktivieren.

In diesen 2 Videokapseln zeigen wir, wie man eine sichere und kontrollierte Sitzung erstellt, vor und während der Sitzung.

Um jederzeit über die neuen Funktionen von MS Teams zu verfügen, wird empfohlen, regelmässig nach Updates zu suchen.

Die audiovisuelle Ausrüstung vor einer MS-Teams-Sitzung testen

• Ein Audio- oder Video-“Chat” (Gespräch) ist auf 20 Teilnehmende begrenzt

• Ein “Meeting” (Besprechung) ist auf 250 Teilnehmende begrenzt

Siehe https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/limits-specifications-teams#meetings-and-calls

• Max. Anzahl Videostreams (Kacheln) pro Besprechung: 49. Siehe Artikel …

• Die maximale Grösse pro Video beträgt 50 GB (was etwa 128 Stunden Aufnahme entspricht). Da jede Nutzerin bzw. jeder Nutzer Anspruch auf max. 5000 Videos hat, ergibt dies insgesamt 640’000 Stunden Aufnahme pro Nutzer·in.

• Ein Live Event ist auf 10’000 Teilnehmende begrenzt (max. Dauer 4 Std.)

Verfassen Sie eine E-Mail an den Dienst “Administration & Finanzen” der DIT: dit-af@unifr.ch

49 ist die maximale Anzahl Teilnehmender, die angezeigt werden können

Ihre Gesprächspartner hören Sie nicht, sondern nehmen stattdessen ein anhaltendes Hintergrundgeräusch wahr. Korrektur oder Kontrolle:

• Öffnen Sie die Toneinstellungen
• Wählen Sie das Mikrofon aus
• Klicken Sie auf “Additional device properties”
• Wählen Sie die Registerkarte “Advanced”
• Deaktivieren Sie die beiden Optionen unter “Exclusive Mode”. Bestätigen Sie mit OK.